Кто такой Гант? Что у него за диаграмма? Кому и для чего она нужна? Как и где строить диаграмму? Сегодняшняя статья — ликбез по популярному инструменту планирования проектов — Диаграмме Ганта. Постараемся ответить на главные вопросы о ней и развеять сомнения в необходимости использования.
На старте проекта бывает сложно спланировать и учесть все на сто процентов: распределить задачи между сотрудниками, определить, сколько времени займет каждый этап и зависимость этапов друг от друга. А если неправильно распределить ресурсы, есть шанс не сдать проект вовремя. Подобные проблемы и помогает решить диаграмма Ганта.
Сначала о понятиях. Диаграмма Ганта — это визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. В ней отражены задачи и последовательность их выполнения.
По одной из версий, диаграмму изобрел американский инженер Генри Гант в 1910 году. Сначала ее использовали для проектов на судостроительном заводе, позднее стали применять при планировании строительства государственных инженерных сооружений — например, плотины Гувера в 1931 году. Теперь диаграмму Ганта используют в любой отрасли, где есть проекты.
Несмотря на то, что этот метод существует уже более ста лет, он до сих пор остается одним из самых популярных для планирования и отслеживания проектов любых масштабов.
Переходим к практической части. Как строится и из чего состоит диаграмма? Диаграмма Ганта состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, по горизонтали — время, отведенное на их выполнение.
Обычно процесс создания диаграммы включает четыре основных шага:
1. Диаграмма Ганта — это визуализация хронологии проекта. Поэтому первый шаг — определение временных рамок. Назначаются даты начала и завершения проекта — их размещают в начале и в конце графика. График состоит из столбиков: это могут быть часы, дни, недели, месяцы в зависимости от продолжительности проекта. Кому подходит: абсолютно всем. Особенно хорош, когда нужно долго делать монотонную работу — например, сверстать годовой отчет, написать статью, выучить сотню билетов к экзамену.
2. Далее проект разбивают на задачи и подзадачи. Для каждой из них тоже назначают даты начала и завершения, а еще — определяют количество трудозатрат (обычно в часах). Потом задачи размещают на графике. Сразу можно назначить и ответственных за выполнение.
3. Некоторые задачи невозможно начать без выполнения других, поэтому далее — настройка зависимостей между задачами. Например, нельзя начать стратегическую сессию с презентацией дизайн-концепций, если эти концепции еще не готовы. Связи между задачами на диаграмме Ганта чаще всего отмечают стрелками. Зависимость следующей задачи может быть как с даты начала предшествующей (и тогда они будут идти параллельно), так и с ее завершения.
4. В конце в диаграмму добавляются вехи. Это контрольные точки, обозначающие завершение больших этапов. Вехи показывают, какие задачи нужно обязательно выполнить, и помогают расставить приоритеты. Обычно вехи выделяются индивидуальным цветом или собственной фигурой.
Важно обновлять график при любых изменениях в работах по проекту: если сдвигаются сроки выполнения задач, появляются новые этапы, задачи и подзадачи, меняются ответственные. Важно, чтобы диаграмма всегда была актуальной. Так рабочая группа будет видеть все процессы с актуальными дедлайнами.
Идеальных инструментов нет — поэтому у диаграммы Ганта есть свои плюсы и минусы. Давайте кратко обозначим их.
Плюсы
Минусы
Строить диаграмму Ганта можно и в аналоговом виде, на бумаге, и в специальных сервисах. Онлайн-сервисов для создания диаграмм очень много — на их выбор в основном влияют масштаб и особенности проекта. Бесплатные решения или пробные версии программ подойдут, если вы хотите построить диаграмму для себя или для мелких, непродолжительных проектов. Если вы работаете в компании с регулярными проектами, лучше выбрать профессиональную платформу для планирования и ведения.
Наиболее популярные: MS Project, Microsoft Excel, GanttPRO, Jira, Битрикс 24, Wrike. Мы пользуемся последней, онлайн-планировщиком Wrike, и вам рекомендуем к ней присмотреться.
Диаграмма Ганта — практически ключевой инструмент в процессе ведения проектов. Если говорить о выборе, то как всегда скажем, что универсального решения не существует. Все зависит от специфики вашего бизнеса, особенностей проектов, потребностей и ожиданий команды. Но то, что диаграмма Ганта облегчит жизнь вам, всей проектной команде, а в особенности проджект-менеджеру — гарантируем (можете спросить наших).
Надеемся, были вам полезны. Оставайтесь эффективными и креативными!