Кто в реальности управляет сроками проекта: агентство или клиент?

Сроки проекта — один из главных страхов клиентов. При обсуждении проекта «на берегу» все агентства обещают стопроцентное завершение проекта в срок, а в реальности не всегда все получается так оптимистично. Если проекты не могут быть завершены в назначенные сроки, то скорее всего процесс работы организован неправильно.

Давайте разберемся, что влияет на сроки проекта и кто в реальности управляет ими: агентство или клиент?

1. Пообещал — выполни

Мы нашли удобный и результативный способ самодисциплины — наше коммерческое предложение выглядит как график будущего проекта. Каждый проект мы представляем в виде последовательности подробно описанных этапов и действий. Каждое из этих действий мы перевели в количество часов, необходимых для создания качественного результата. Демонстрируемый клиенту на старте проекта честный и прозрачный график — это наша установка так же честно и точно соблюдать все сроки. Ведь если пообещал — выполни!

2. Планирование и разбивка проекта на части

Бывает так, что менеджеры проектов, да и сами клиенты, игнорируют важность этапа планирования, стремясь запустить проект в работу побыстрее, а с его ходом разбираться в процессе. Это большая ошибка: экономить время на планировании нельзя.

Первое, что необходимо сделать, — разбить проект на управляемые части. В этом нам помогает онлайн-система управления проектами Wrike. Для каждого проекта мы строим диаграмму Ганта — удобный наглядный способ отслеживать график выполнения проекта, а также видеть зависимость задач друг от друга. Важнейшее преимущество в том, что диаграмма помогает планировать основные вехи и отражать объемы проекта, показывая, сколько рабочих часов мы закладываем на этап и как выполнение каждого этапа влияет на следующий.

3. Задачи клиента в общем графике

Клиент — неотъемлемый участник рабочей группы и всего процесса. В ходе проекта у него есть свои задачи (согласование и подписание документов, комментирование подач и макетов), сроками решения которых мы также помогаем управлять. Добавляем задачи клиента в общий график и устанавливаем сроки их выполнения, так как они непосредственно влияют на ход проекта.

4. Определение рисков

Риски — враг намеченных сроков номер один. На выявление возможных рисков стоит потратить время в самом начале работы. Так же заранее необходимо выя- вить возможные последствия рисков для вашего проекта. Если вы нарисовали схему или диаграмму, о которой говорилось выше, необходимо внимательно посмотреть, все ли задачи отражены и насколько корректно для каждой из них определены сроки выполнения.

Как мы отрабатываем риски? С помощью Wrike мы оптимизировали 70% проектного времени, которое раньше уходило на правки. Работая вместе с нами в Wrike, клиент комментирует подачи и макеты, а после видит результат. Кроме того, вся информация хранится в одном месте, нет необходимости тратить время и искать нужные материалы, листая бесконечную почтовую переписку. Все договоренности всегда на виду и под рукой, что позволяет экономить время и сокращает риски потери важной информации.

5. Секретный временной буфер

Даже если все прогнозы относительно сроков выполнения проекта оптимистичны, полезно заложить некий запас времени, буфер для себя. Это дает возможность для маневра, если что-то пойдет не так, исправить ситуацию без паники и негатива вокруг клиента.

5. График у всех на виду

График проекта полезно держать на видном месте. Наблюдение за графиком со стороны клиента — удивительно результативное средство соблюдения сроков. Мы подключаем клиента к нашей системе ведения проекта, где он в режиме реального времени может следить за выполнением задач и ходом всего проекта.