Парные стандарты, или Зачем проектам менеджеры

Может казаться, что чем меньше в проекте посредников — тем легче будет его вести. Стороны слышат друг друга напрямую, передают комментарии в обе стороны из первых уст и точно знают, с кем и как работают.

Но наши (да и не только) менеджеры проектов так не считают. Поэтому они решили чуть больше рассказать о своей роли и объяснить, почему их участие в работе значительно упрощает жизнь и клиентам, и работникам студии.

Все, что вы, может быть, и не хотели бы знать о проджектах, но точно должны, — в нашей новой статье!

Скажи мне, кто ты…

Аккаунт-менеджера можно описать простой хрестоматийной фразой: это представитель клиента в агентстве и представитель агентства на стороне клиента. И прежде, чем вы зададитесь вопросом «А откуда в статье про менеджера проектов появился аккаунт?», мы дадим на него ответ.

Как шутят наши менеджеры, они испытывают трудности с самоопределением и периодически бывают и теми, и другими. Аккаунты и проджекты действительно похожи: защищают интересы агентства перед клиентом, представляют интересы клиента в агентстве, занимаются документооборотом. Но разница все же есть, и искать ее стоит в расстановке приоритетов.

Так, аккаунт-менеджер — это амбассадор бренда: он работает с ним постоянно, знает его как свои пять пальцев и готов постоянно предлагать способы его улучшения. Менеджер же проектов, хоть и может поддерживать долгие и крепкие отношения с заказчиком, но все же ориентируется на конкретный запрос. Его цель — успешно провести и завершить проект.

Наш клиентский отдел ближе ко вторым — поэтому продолжим называть наших менеджеров именно проджектами.

Коммуникативных дел мастер

Быть хорошим менеджером проектов — значит быть неустанным коммуникатором. Как таковых хард-скиллов у людей этой профессии нет. Зато софты нужны все: умение общаться, находить подход к каждому, с кем работаешь, умение чувствовать его, эмпатия, сострадание. И, конечно же, неубиваемая любовь к людям.

Важно уметь погружаться в тот контекст, в котором существует клиент: от общей информации о рынке и конкурентах до особенностей создания контента и использования в работе тех или иных инструментов. Поэтому любопытство проджектам тоже не чуждо.

Конечно же, менеджеры проектов — люди занятые. В работе они взаимодействуют сразу с несколькими командами. А ведь запросов может быть заметно больше одного. Стрессоустойчивость, выдержка и терпение — тоже часть их личности.

Но если без одного-двух упомянутых свойств-компонентов вы все равно сможете начать работать проджектом — в процессе работы освоите, это нормально — то без следующего вам будет действительно сложно. Им стоит обзавестись заранее и ни в коем случае не терять. И вряд ли вы догадаетесь, о чем идет речь, поэтому скажем сразу.

Безлимитный тариф на телефоне.

Семирукий осьминог

Что же делают менеджеры в рамках проекта? Начать стоит с базовых вещей. В их числе упоминаем управление ожиданиями сторон, сроками работы, ее бюджетом. По ходу проекта проджект может влиять на развитие бренда: предлагать дополнительные фишки и опции — и корректировать существующие.

Важная и потому отдельно вынесенная задача менеджера проектов — управление эмоциональным фоном. Ему важно поддерживать здоровую атмосферу на обоих концах рабочей цепочки — и у клиента, и в агентстве. И тех, и других иногда приходится подбадривать, иногда — успокаивать.

Делать это нужно, как ни странно, без лишней эмоциональности. Поэтому проджекты, во-первых, фильтруют огромный объем информации, чтобы передать ее дальше без мусора, в нужном объеме и верной тональности, а во-вторых — неплохо играют в психологов, подбирая необходимые слова и сохраняя изначальный смысл сообщения.

Конечно, обе команды и без проджекта смогли бы совладать с этими вопросами. Но менеджер заметно ускоряет и оптимизирует процесс. А потому одно из главных его удовольствий — не только успешный результат проекта, но и ощущение удовлетворения от радости каждой из создавших его сторон. Ведь именно менеджер проводит их из точки А в точку Б.

Хочешь бренд —
начни с брифа

Проектов в агентстве всегда хватает, и они отличаются друг от друга — запросом, объемом работ. Останавливаться на этом не будем — это известно наверняка, а вот на том, что делает на первых порах менеджер, все же остановимся.

Если проект большой, брендинговый — менеджер при активном участии коллег (например, стратега или арт-директора) составляет и отправляет клиенту бриф, проводит первые встречи. На них проджект старается узнать как можно больше: даже при наличии хорошо заполненного брифа информации у него всегда должно быть в достатке.

Если же проект не слишком крупный — менеджер может забрать его под свое крыло и руководить процессом самостоятельно.

Естественно, менеджерство начинается с первого дня проекта. Каждой из сторон процесса нужно помочь в формировании ожиданий. Клиенту надо знать о том, как будет строиться работа, в какие сроки и за какие деньги она будет выполнена; ему нужно определить состав рабочей команды. Агентство же ждет, что менеджер передаст всю информацию о сути запроса, рамках реализации проекта, а также предполагаемых трудозатратах.

Сделать это не всегда получается. Все-таки с обеих сторон — люди, непредсказуемые и не всегда последовательные. Поэтому иногда проджектам приходится быть гибкими и регулировать процессы уже по ходу проекта.

Вавилонская башня
брендинга

Когда все мысли, желания и прихоти клиента перенеслись из его головы в голову проджекта, проджект может смело ставить задачи дизайнерам и остальным членам рабочей группы. Но перед этим он должен задать себе простой вопрос: а понимаю ли я, чего от меня (читаем как «от агентства») хочет клиент?

Ответ должен быть не просто «Да», а «Да!!!». У каждого из восклицательных знаков здесь свое значение:

Если хотя бы одного из знаков нет — менеджер не может идти к дизайнеру, стратегу или копирайтеру. Точнее, может — но это будет не работа над проектом, а тренировка собственной стрессоустойчивости.

Универсальных фишек взаимодействия с командой нет. Здесь важно просто понимать, что за человек перед тобой находится, и действовать на основе этого понимания. Этот принцип действует для всех членов рабочей группы.

Бывает, что менеджер и дизайнер говорят на разных языках. Здесь на помощь менеджеру приходит арт-директор, который обычно тоже присутствует на встречах с клиентом и сразу переводит его слова на родной дизайнерский. Но эта ситуация, скорее, для начинающих проджектов. Опытные довольно быстро схватывают, что и как устроено в мире дизайна, а потому без проблем используют нужную лексику.

А вообще — человек однажды научился задавать много простых вопросов, с помощью которых можно дойти до сути. Такой подход не только не запрещен, но и горячо рекомендован.

Копаться, чтобы не топтаться

Чуть ранее мы упоминали, что хороший менеджер — любопытный менеджер. Которому нравится узнавать специфику клиента ради достижения целей проекта. Чуть иначе, но это относится и к дизайнерам.

Живость ума упрощает ход проекта. Когда проджект видит, что дизайнер строит концепции не на своих ощущениях, а на интересе к проекту, на выданной ему базе, что дизайнер исследует эту базу самостоятельно — душа проджекта радуется. А вместе с его душой в будущем порадуются и рабочие группы с обеих сторон.

Желание разбираться и желание помочь могут сыграть на руку не только при создании концептов. Некоторые дизайнеры тяжело переносят критику — и поэтому резко реагируют на комментарии со стороны клиента, не пытаясь понять их причины. Гораздо правильнее в таком случае докопаться, почему пришли именно такие правки.

Вопросов должно быть много. Иногда дизайнеру даже стоит напроситься на встречу с клиентом, чтобы услышать его без менеджерского фильтра. Искренняя жажда разобраться и понять причинно-следственные связи упростит жизнь всем сторонам проекта и сохранит нервы проджектов (какими бы крепкими они ни были).

Первым игрокам приготовиться

Важно помнить, что работа над проектом в агентстве — всегда командная. Все комментарии, правки и предложения — это результат оценки работы одной из рабочих групп, то есть консолидированное мнение. Менеджеры фильтруют его: избавляют от излишней эмоциональности и оставляют самое рациональное. Проработка таких моментов — рабочий процесс, который нужно уметь принимать.

То есть поле деятельности у рабочей группы агентства общее. И границы внутри него могут быть условными. Если их необходимо нарушить — это обязательно надо сделать. Менеджер, например, может указывать на недочеты дизайнера, который вышел за рамки брендбука клиента. Дизайнер же имеет полное право рекомендовать сроки выполнения работ или помогать с обоснованием использования тех или иных элементов в концепте.

Поэтому вовлеченность дизайнера не только в рабочий, но и в организационный процесс — полезное для менеджера подспорье.

Никаких остановок

Завершить статью хочется простым пожеланием от наших менеджеров: не молчите. Что-то непонятно? Задавайте вопросы. Что-то не нравится? Попробуйте обсудить и понять, почему так. Менеджеры умеют и любят общаться — им отчасти за это и платят. Поэтому они будут рады такому контакту.

Только умейте выбирать время для разговора. На последнем вопросе один из наших проджектов выпал из обсуждения, потому что до него добрался клиент. А в рабочее время проект для менеджера — важнее всего.

И советуем вам это не забывать!